Aceast sistem are rolul de a oferi posibilitatea beneficiarului, să utilizeze un sistem electronic de înregistrare, scanare, clasificare, urmărire, rezolvare, comunicare şi arhivare a documentelor proprii și eventual a altor structuri subordonate.
Aplicaţia de gestionare a fluxurilor electronice de date şi management al documentelor este bazată pe o arhitectură web iar operarea şi administrarea ei se face folosind browser-ul web. Accesul la aplicaţie se face securizat (minim user+parolă) şi segmentat după structură (aparat propriu/subordonată), pentru fiecare structură fiind înregistraţi utilizatorii care operează cu documente.
Aceast subsistem acopera cel puţin următoarele:
- i)Fluxuri electronice de date interne ale beneficiarului
Înregistrarea solicitărilor şi Eliberarea adeverinţelor aferente diverselor structuri interne
Înregistrarea solicitărilor şi Eliberarea documentelor aferente compartimentului urbanism şi cadastru: certificat de urbanism, autorizaţie de construire, certificat de notare în cartea funciară, Certificat de nomenclatură stradală, aviz extravilan
Înregistrarea şi soluţionarea petiţiilor şi accesul la informaţii publice
Înregistrarea şi răspunsul adreselor de la instituţii
Documente din oficiu interne
Aprobările cererilor de concediu
Aprobările referatelor de necesitate
Înregistrarea şi soluţionarea citaţiilor
Din oficiu externe
Răspuns la adresele autorităţilor
Raportări periodice
Subsistemul este orientat pe servicii (SOA) şi ofera securizat un serviciu web care înregistreaza documente în cadrul registrelor specifice (I/E, CU, AC, etc) ale beneficiarului.
Funcţionalităţi de înregistrare documente, număr unic, conexare, distribuire, trimitere
Funcţionalităţi de gestiune registre, documente în lucru, rezoluţionare, workflow, expediere
Funcţionalităţi de căutare şi regăsire documente, generare borderouri trimitere/expediere
Funcţionalităţi de urmărire răspunsuri, integrare cu alte sisteme
Funcţionalităţi de scanare, clasificare, indexare documente
Funcţionalităţi de căutare, regăsire informaţii
Funcţionalităţi de gestionare a fluxurilor de date şi a documentelor din instituţie
Este un subsistem web-based cu interfaţa oricare din browserele MS Internet Explorer (oricare din versiunile 6, 7, 8, 9 sau 10), Mozilla Firefox, Google Chrome care să ruleze pe stațiile client ale beneficiarului.
Funcţionarea subsistemului de management al documentelor este critică pentru întreaga soluţie implementată. O eventuală cădere hardware a echipamentelor (ex. placă de bază) pe care rulează ea, va conduce automat la oprirea sistemului. De aceea este necesară existenţa unui mecanism/procedeu prin care se poate restabili rapid funcţionarea lui pe un alt echipament hardware similar. Întreaga componentă server a soluţiei (server de web, server de baze de date, server de aplicaţii, cod, date, securitate) poate fi mutată pe un alt server (chiar cu SO diferit) prin simpla copiere a unui director la nivel de SO, fără a instala vreo componentă pe noul server destinaţie (fără scriere în regiştrii, fără copiere fişiere sistem, etc.), iar rezulatatul este un nou server funcţional cu exact aceleaşi funcţionalităţi ca şi sistemul sursă.
Funcţionalități
Modul Registratură
Acest modul conţine următoarele submodule:
Registru I/E- gestionează în format electronic funcţiile de registratură după cum urmează:
- i) Înregistrarea tuturor documentelor provenite din exterior, create în interior şi cele create ca răspuns în registrul unic al instituţiei cu următoarele funcţionalităţi:
Numărul unic pentru fiecare document din instituţie
În cazul documentelor externe, se înregistreaza următoarele informaţii (câmpuri):
Nr şi data extern, în cazul în care documentul deţine număr de înregistrare dat de către o altă instituţie
CNP sau CUI, după caz
Provenienţa documentului
Adresa completă a provenienţei
Tipul documentului
Termenul de rezolvare (în număr de zile)
Conţinutul pe scurt al documentului
Observaţii
În cazul documentelor interne, se înregistreaza următoarele informaţii:
Tipul documentului
Compartimentul emitent şi persoana
Termenul de rezolvare (în număr de zile)
Conţinutul pe scurt al documentului
Observaţii
Aplicaţia utilizeaza liste de date predefinite pentru: provenienţă (alte instituţii, ministere, etc), adresă ( judeţe, oraşe, străzi), tipul documentului; toate aceste liste pot fi şi editabile (combo editabil); de asemenea toate câmpurile de tip dată pot fi completate folosind un control de tip DatePicker
Termenul de rezolvare al tipului de document selectat de utilizator se seteaza automat, dar poate fi modificat de utilizatori în funcţie de drepturi, după caz.
Generare de cod de bare, pe baza numărului de registru, care să se ataşeze suportului fizic (hârtie); utilizatorul poate selecta documentele pentru care se va tipări cod de bare, selecţia se face prin specificarea intervalului sau prin selecţie interactivă din listă de documente în operare.
Operatorul poate lista un bon (raport) după înregistrarea documentului, care să conţină, pe lângă datele specificate la înregistrare şi numărul şi data înregistrării; bonul e marcat cu numele utilizatorului care a înregistrat solicitarea şi a preluat actele solicitantului, şi înmânat solicitantului
Număr special pentru documentele la care legislaţia prevede acest lucru (similar acces la informaţia publică). Acest număr este generat automat de sistem.
Posibilitatea de creare de secţiuni şi câmpuri suplimentare acolo unde necesită (formulare dinamice), pentru fiecare tip de act în parte. Aceste câmpuri precum şi tipul şi denumirea lor pot fi construite de către adminstratorul de soluţie
Ataşare de documente de orice tip, inclusiv cele scanate.
Înscrierea automată în dosarele de arhivare, aşa cum sunt definite în Nomenclatorul de Arhivă al Instituţiei.
Conexarea cu alte documente, inclusiv între ani;
scanarea direct din interfaţa web, OCR-izarea, note scrise pe imagini, ataşarea multiplă de fişiere, răsfoirea actelor dintr-un document, semnarea electronică, salvarea direct pe server.
Editarea in-place a documentelor din suita Office și salvarea lor automată pe server cu respectarea operațiilor de încuiere (locking), versionare și descuiere (unlock).
- ii) Operarea documentelor aflate în lucru la un anumit user din organigrama, prin trimiterea către alt user/nivel sau aplicarea rezoluţiei finale
Administratorul poate defini pentru un user ce delegări poate avea în sistem; toate operaţiile au marcat atât userul delegat cât şi cel pentru care s-a făcut delegarea; în acest fel, utilizatorul are acces pentru unul sau mai mulţi useri din organigramă, pentru care să opereze
Lista documentelor aflate în lucru să se poată ordona după numar, tip document, număr de zile rămase până la termen, persoană de la care a fost primit
Utilizatorii pot selecta şi trimite/rezolva mai multe documente în bloc
Utilizatorii pot marca observaţii înainte de operarea (trimiterea sau rezolvarea) documentelor.
Aplicaţia ofera lista de documente aflate în lucru sub formă de paginare (First, Previous, Next, Last, Goto Page), iar utilizatorii pot seta numărul de înregistrări pe pagină (inclusiv opţiunea de afişare a tuturor documentelor din listă).
Utilizatorii se pot poziţiona direct pe un anumit număr de înregistrare fără a căuta prin paginile listei de documente aflate în lucru
Un document este procesat (operat) de către un singur utilizator la un moment dat, asigurându-se astfel coerenta datelor existente în sistem. Un document se afla doar într-o singură stare la un moment dat, şi doar la un singur utilizator (nivel din organigramă) în lucru la un moment dat.
iii) Vizualizarea documentelor înregistrate, rezolvate, primite sau trimise
Utilizatorul poate vizualiza sub formă de listă toate documentele care au trecut pe la el în anul selectat.
Utilizatorii cu anumite drepturi pot genera şi lista rapoarte cu documentele înregistrate după user/nivel, tip document, dintr-o anumită perioadă, şi trimise/rezolvate/expediate/în operare într-o perioadă de anumite nivele/useri grupate după diverse categorii
Administratorul aplicaţiei poate reveni asupra deciziei de rezolvare (închidere) a unui document şi poate să-l repuna în lucru pe nivelul de pe care a fost rezolvat; această operaţie va fi auditată şi se vede acest lucru pe Log-ul documentului
Utilizatorul pot vizualiza sub formă de listă paginată toate documentele pe care le-a trimis către alte persoane cu evidenţierea sursei şi destinaţiei documentelor
- iv) Vizualizarea tuturor detaliilor unui document (detaliile înregistrării, trasabilității, rezolvării), indiferent de starea acestuia sau de anul în care a fost el înregistrat
Utilizatorul poate vizualiza din orice fereastră (în care se afişează liste cu documente din registrul electronic) detaliile specificate la înregistrarea documentului.
Utilizatorul poate vizualiza din orice fereastra (în care se afişează liste cu documente din registrul electronic) detaliile circulaţiei documentului:
Utilizatorul care a efectuat operaţiunea
Data venirii+Nivel sursă
Data plecării+Nivel destinaţie
Dacă este expirat
Observaţii
Rezoluţii
Mod rezolvare (stare document)
Utilizatorul poate vizualiza din orice fereastră (în care se afişează liste cu documente din registrul electronic) detaliile expedierii documentului:
Data expedierii
Tipul expedierii
Nume şi adresă destinatar
Utilizatorul poate vizualiza din orice fereastră (în care se afişează liste cu documente din registrul electronic) observaţiile specificate de alţi utilizatori cu privire la acel document:
Observaţia (nota făcută)
Utilizatorul care a făcut observaţia
Data şi ora la care a făcut observaţia
Utilizatorul poate vizualiza din orice fereastră (în care se afişează liste cu documente din registrul electronic) documentele cu care acesta se conexează, şi poate efectua în orice moment conexiuni cu alte documente din registru, indiferent de anul înregistrării.
Utilizatorul poate descărca şi vizualiza din orice fereastră (în care se afişează liste cu documente din registrul electronic) ataşamentele unui document, în cazul în care are drept de vizualizare a acestora.
- v) Crearea arhivei electronice operative, prin ataşarea de mai multe documente (fişiere) la un anumit număr de înregistrare
Utilizatorul poate ataşa fişiere în diferite formate la o anumită poziţie dintr-un registru specificat (de ex. Registru I/E, Registru Audienţe, Registru Petiţii, etc)
Pentru fiecare fişier ataşat în parte, aplicaţia permite specificarea utilizatorilor cu drept de vizualizare/editare a acelui fişier;
Pentru fiecare fişier ataşat în parte, aplicaţia permite menţinerea versiunilor pentru fişierele modificate;
Conţinutul fiecărui ataşament indiferent de tipul fişierului e salvat şi indexat în baza de date în vederea căutării
Înscriere în dosare de arhivă conform nomenclatorului de arhivare
- vi) Răsfoirea actelor dintr-un document şi semnarea lor digitală
- Utilizatorul care are documentul în lucru poate răsfoi şi vizualiza toate fişierele ataşate unui document; răsfoirea este să fie accesibilă şi pe mapele cu documente deschise pentru citire
- Pe baza acestor fişiere utilizatorul poate efectua rapid următoarele operaţii accesibile dintr-un buton: rezoluţie/trimitere/repartizare, semnare electronică, informaţii despre semnatar, rezolvare/îndosariere, distribuire, salvare locală, editare (check-out), repunere (check-in), să scrie o notă
- Din interfaţa de răsfoire utilizatorul poate semna electronic fişierul pe care îl vizualizează
- Dacă fişierul aflat curent în operaţie de răsfoire este semnat electronic, se afişeaza detaliile legate despre cine l-a semnat, când, cu ce autoritate, comentarii
- Dacă fişierul curent aflat în operaţia de răsfoire este semnat electronic, se afişeaza conţinutul lui original numai dacă semnătura nu a fost alterată
- Dacă fişierul curent aflat în operaţia de răsfoire este semnat electronic, se va putea aplica o contrasemnătură electronică
- Fişierele semnate electronic sunt automat încărcate pe server în locul fişierelor originale nesemnate.
vii) Căutarea documentelor după diferite criterii
Căutarea documentelor se poate efectua după atribute specificate în interfaţa de căutare cum ar fi: nr registru, dată, provenienţă, adresă, tip document
Aplicaţia permite căutarea tip fulltext-search in conţinutul documentelor ataşate – căutarea se poate face după cuvinte sau expresii formate din mai multe cuvinte şi returneaza numai acele fişiere la care userul curent are acces de consultare
Căutarea nu ţine cont de litere mari sau mici
Utilizatorii pot căuta şi vizualiza documente din registrul electronic din orice an, fără a iesi din fereastra de căutare
Aplicaţia ofera listele de documente găsite sub formă paginată
Aplicaţia informeaza utilizatorul despre criteriile de căutare specificate şi numărul de înregistrări găsite
Mai multe condiţii de căutare specificate simultan se pot efectua cu operatorul „şi” (AND)
Interfaţa de căutare permite salvarea unor căutări şi refolosirea lor ulterioară cu specificarea dacă sunt accesibile public sau nu
De asemenea se poate căuta fuzzy după diverse criterii furnizate vag; în acest sens dispune de un mecanism propriu de construcţie bază de cunoştinţe (Knowledge base) de tip fuzzy şi e capabilă să inferenţieze o căutare fuzzy cu baza de cunoştinţe urmând ca rezultatele furnizate să fie însoţite de valorile fuzzy asociate (de tip „set”).
viii) Liste de documente disponibile pentru fiecare utilizator în parte
Lucrări în operare, cu documentele care trebuie operate de userul curent; posibilitatea de navigare pe ani, paginare, export date, căutare număr, căutare full text, posibilitatea de selecţie şi trimitere în grup, tipărire etichete cu cod de bare, distribuţie copie de informare
Lucrările <<nivelului>> – listă disponibilă numai responsabililor de nivel
Lucrările care au trecut pe la mine
Lucrări favorite – acele lucrări care prezintă interes special
Lucrări de consultat – acele lucrări despre care utilizatorul este înştiinţat că există şi i se cere avizul în paralel cu alţi utilizatori, tipic pentru trimiterea copiilor xerox a unui document la mai mulţi useri
- ix) Listarea de borderouri de predare-primire a documentelor trimise electronic de la un anumit user/nivel la altul, care să însoţească documentele fizice
Utilizatorii pot lista borderouri de predare-primire cu detaliile documentelor pe care le-au trimis către alte niveluri din organigramă
Utilizatorii pot specifica data şi ora sau intervalul de timp în care au fost trimise documentele
Utilizatorii pot selecta fie un anumit nivel către care au trimis documente, fie toate nivelele către care au trimis
Borderourile astfel generate pot fi salvate şi înregistrate într-un registru special de borderouri;
Destinatarul poate confirma electronic primirea fizică a documentelor pe baza borderourilor astfel salvate.
- x) Îndosarierea
Soluţia permite îndosarierea documentelor de către utilizatori. Îndosarierea se poate face în nomenclatorul de arhivă al instituţiei sau în dosare personale (private).
Utilizatorii pot crea dosare personale în care să poată grupa mai multe documente care se refera la un anumit subiect
La crearea dosarului personal, utilizatorul poate specifica cine are dreptul să acceseze dosarul (user/grup/rol/nivel)
Afişarea dosarelor din nomenclatorul de arhivă al instituţiei în vederea selectării se face sub formă arborescentă (tree).
- xi) Expediere Documente
Soluţia permite urmărirea modalităţii de expediere a documentelor rezolvate, înregistrarea de informaţii complexe referitoare la expedierea unui document.
Pentru fiecare document, în momentul rezolvării, utilizatorii pot specifica detaliile expedierii acestuia:
Tipul de servicii poştale utilizate
Destinatarul/destinatarii
Adresa destinatarului/destinatarilor
Un document poate fi expediat către mai multi destinatari şi se permite crearea listei de destinatari
Expediţia se poate realiza de către utilizatorii care au drept în acest sens; administratorul va configura din interfaţa de administrare userii care au dreptul să expedieze şi modurile de expediţie permise pentru fiecare în parte;
La expediţia propriu-zisă se poate specifica modul de expediţie, tipul, detalii (de ex. nr. de recomandată, nr. de borderou, persoana care ridică, etc.)
Aplicaţia are o funcţie care să permită preluarea automata a destinatarilor şi adreselor acestora dintr-o bază de date populată cu contacte.
Utilizatorii pot lista borderouri cu documentele expediate după mod expediere, utilizatorul care a expediat, zi, perioadă.
În cazul documentelor expediate recomandat, utilizatorii pot specifica:
Numărul de borderou recomandate
Numărul de recomandată
xii) Securitatea documentelor
- fiecare document are o secţiune unde se poate specifica dacă este secret sau public
- în cazul documentelor secrete se pot specifica lista de desecretizare de către cel care încadrează documentul
- accesul la un document secret şi la toate înregistrările derivate din el este permis exclusiv persoanelor din lista de desecretizare
- pentru documentele secret de serviciu se pot specifica date legate de nr. anexe, file/exemplar, exemplare, nr. dosar de clasare.
- Pentru fiecare document în operare, utilizatorul care îl lucrează poate bloca accesul altor utilizatori la el în editare (acolo unde este cazul)
- Fiecare document poate avea o listă cu persoane care pot edita rezoluţii (participă la răspunsul comun); persoanele de pe această listă au temporar dreptul de editare pe document până când titularul documentului blochează documentul în editare sau documentul nu mai este în operare la respectivul utilizator
xiii) Înregistrarea în registre multiple
- fiecare document poate fi înregistrat în registre multiple
- trasabilitatea lui va fi urmărită din cadrul modulelor/registrelor unde el a fost înregistrat
- soluţia permite gestionarea registrelor multiple ale instituţiei cu accesul la aceste registre restricţionat de către administrator
xiv) Specificarea de metadate suplimentare
- Soluţia permite definirea pentru fiecare tip de document în parte a unui eventual set suplimentar de atribute (metadate) de cules
- Atributele se specifica în secţiunea de configurare şi conţin numele de atribut şi tipul.
- Orice document configurat cu atribute suplimentare permite culegerea acestor date pe parcursul ciclului său de viaţă oferind în interfața web controale de introducere date generate automat în funcție de tipul de dată (text, dată, chackbox, listă, text area multivalue, etc)
- Toate metadatele culese pot fi utilizate în generarea automată de registre/rapoarte/view-uri/ interogări
- xv) Statistici – este un submodul care permite definirea rapidă de statistici şi vizualizarea lor după cum urmează:
Utilizatorii pot lista rapoarte despre documente dintr-o perioada de timp specificată sau dintr-un anumit an
Aplicaţia ofera rapoarte şi statistici dinamice despre documentele înregistrate astfel: documentele de un anumit tip (selectabil/toate) înregistrate într-o anumită perioada (specificată) de un anumit user/nivel (selectabil/toti) procesate (rezolvate/trimise/expirate/expediate/în operare) într-o anumită perioadă (specificată) de un anumit user/nivel (selectabil/toţi) grupate după diverse criterii (dată înregistrare, rezolvare, expediere, operare/nivel/user/stare/mod rezolvare) etc.
Aplicaţia ofera posibilitatea de generare rapoarte predefinite legate de documentele expirate şi procesate.
xvi) Captura şi indexarea documentelor – este un submodul care asigura captura datelor din documente în format hartie şi convertirea acestora în format electronic şi introducerea în sistemul informatic. El are o arhitectură bazată pe tehnologia web şi ofera funcţionalităţi de înregistrare şi configurare a scannerelor din sistem. Acesta permite ca, odata instalat şi configurat, orice scanner din sistem (fie scanner de reţea sau scanner local conectat prin usb) să poată fi folosit pentru a scana documente, de pe orice staţie din cadrul instituţiei, prin interfaţa web, de către utilizatorii sistemului. Submodulul asigura securitatea scannere-lor, cu liste de acces care conţin roluri/grupuri/persoane care au drepturi de folosire, configurare şi instalare. Permite auditarea activităţilor utilizatorilor în aplicaţie, prin urmărirea evenimentelor, cum ar fi adăugarea, modificarea şi ştergerea documentelor, crearea, modificarea şi ştergerea informaţiilor index, vizualizarea, tipărirea, exportul sau transmiterea documentelor. Submodulul permite scanarea cross browser, cu suport pentru cele mai folosite browsere (Internet Explorer, Firefox, Chrome).
Acesta ofera folosirea ca surse de scanare: servicii web, server ftp integrat sau supravegherea multi director şi permite configurări la nivelul rezoluţiei, a modului de scanare (alb/negru sau color), a dimensiunii paginii etc, în funcţie de facilităţile oferite de echipamentul de scanare. În cursul operării, se permite importul fişierelor de tip PDF, TIFF, JPEG, PNG sau GIF şi se permite vizualizarea documentelor scanate în interfaţa web. Interfaţa de vizualizare a unui document asigura navigarea facilă între pagini, afişarea unei liste de miniaturi şi posibilitatea de imprimare a documentului scanat. Interfaţa de vizualizare este optimizată din punct de vedere al traficului realizat pe server, se vor solicita doar paginile care sunt afişate curent, iar pe măsură ce utilizatorul navighează prin document paginile vor fi solicitate.
Submodulul permite separarea documentelor scanate manual sau automat – dacă există, după un cod de bare lipit pe document şi ofera posibilitatea de ataşare automată a documentelor scanate (dacă conţin metadate despre număr/an) la documentele aflate în sistemul de management al documentelor.
De asemenea permite:
- configurarea tipului şi al formatului codului de bare.
- combinarea documentelor scanate într-un singur document.
Submodulul deţine o interfaţa de indexare a documentelor scanate, aşa încât să se culeaga/edita/vizualiza metadescriptorii.
Interfaţa de indexare:
- permite validarea metadatelor introduse în funcţie de tip.
- ofera posibilitatea configurării de câmpuri de tip autocomplete; acestea pot fi populate cu date din documentele deja indexate sau cu nomenclatoare aflate în sistemul de management al documentelor.
Submodulul permite trimiterea documentelor scanate în sistemul de management al documentelor sau în sistemul de arhivă.
- xv) Workflow
Aplicaţia are o secţiune care permite definirea de fluxuri de lucru (workflow) sub formă de proiectare grafică / diagramă (schemă logică) în browser-ul web;
Definirea unui workflow se face folosind un utilitar de tip designer (proiectant) vizual propriu aplicaţiei, inclus în interfaţa web şi care permite următoarele operaţii: adăugare/ştergere/modificare activitate, adăugare/ştergere/modificare tranziţii, vizualizare finală;
La modificarea unui flux existent, acesta este salvat ca o nouă versiune pentru a nu afecta documentele aflate deja pe fluxul existent;
Pe fiecare flux se pot identifica vizual activităţile, responsabilii, tranziţiile, începutul, sfârşitul procesului
Pe fiecare activitate se pot defini următoarele: responsabil, înlocuitor, durată, acţiuni la depăşirea duratei, tranziţii permise, când sunt active (condiţie), pasul la care se trece, eticheta, listă de verificare activităţi îndeplinite.
Documentele din registratură aflate în procesare pe fluxuri de lucru predefinite au posibilitatea de vizualizare grafică sub formă de diagramă (schemă logică) a fluxului asociat cu identificarea vizuală a activităţilor realizate, a activităţii curente şi a tranziţiilor parcurse.
Având în vedere modificările frecvente de organigramă ale instituției (reorganizări de nivele, redenumiri, desființări, comasări, etc), pentru definirea responsabililor de acțiuni/etape/faze, înlocuitorilor sistemul permite utilizarea unor nivele funcționale (ex contabilitate, achizitii, investitii, secretariat primar, etc) așa încât un flux odată proiectat să nu fie afectat de modificările de organigramă.
xvi) Securizare părţi din interfaţa
Administratorul are o secţiune unde poate defini restricţii de acces pentru orice componentă vizuală (câmp, buton, secţiune, link, formă) afişată de program; administratorul poate defini elementul de design container, componenta de restricţionat, tipul restricţiei, cui se aplică restricţia (user/grup/rol), condiţia în care acţionează restricţia, restricţia în sine (de exemplu ascunderea butonului de printare pentru un anumit user).
Pentru auditare, administratorul poate vedea pe orice înregistrare (document în registratură, alte baze de date, element din lista de parametrii, nomenclator, meniuri, document de tip nivel/persoana, etc) un log conţinând o listă completă cu câmpurile modificate, de cine (user/nivel/delegat), când (la nivel de secundă), de pe ce staţie (IP)/user windows, valoarea iniţială şi valoarea nouă a câmpului.
Din interfaţa de administrare se pot defini conectori spre orice tip de bază de date pentru care server-ul are instalat driver de tip (O/J)DBC şi să se poată exporta periodic orice date din sistem în baze de date externe; din interfaţa web se pot specifica detaliile de conectare, se pot mapa câmpurile pentru export şi se poate specifica starea conexiunii (activă/suspendată) şi perioada în care este ea valabilă. Pe baza unei conexiuni astfel definite, sistemul expune automat în baze de date externe datele selectate la conexiunile active, cu frecvenţa definită în conexiune.
Administratorul poate urmări pentru fiecare conexiune în parte un log al exporturilor efectuate.
Administratorul poate defini şi gestiona lista cu tipuri de documente utilizate în aplicaţie; pentru fiecare tip de document se specifica minimal următoarele date: categoria (ex. registru I/E, etc), termen legal de rezolvare, metadate (atribute) specifice, securitatea (cine poate crea documente de tipul respectiv – user/grup/rol), şabloane pentru creare documente cu şablon, conţinut HTML, secţiuni vizibile în document, registru de unde ia număr automat, dosar de încadrare automată, nivel responsabil, workflow aplicabil, câmpuri ce vor fi recunoscute la operaţia de OCR-izare, servicii web apelabile pe parcursul procesului asociat tipului respectiv, etc.
xvii) Mapare disc cu ataşamente
Sistemul de management al documentelor (SMD) permite utilizatorilor să vadă fişierele din sistem sub formă de disc mapat (cu o literă), fără instalarea niciunei componente sistem; discul este vizibil indiferent de SO client; fişierele sunt văzute în aceeaşi structură de dosare în care ele se văd în SMD, şi se respecta exact aceleaşi restricţii de acces şi vizibilitate din SMD; conectarea la discul virtual se face cu credenţialele cu care utilizatorul se autentifică în SMD; un fişier adăugat/modificat în aceeaşi structură se va reflecta imediat în interfaţa web a SMD; la editarea unui fişier, utilizatorul va face check-out iar la închiderea lui se va face check-in. Un utilizator poate vedea pe acest disc numai fişierele la care are acces. Fişierele care permit acest lucru pot fi editate sau deschise direct de pe disc cu aplicaţiile asociate (ex MSOffice, LibreOffice, OpenOffice, Symphony, etc). Salvarea fişierelor este guvernată de un mecanism automat de versionare configurat de către administratorul de sistem; de asemenea există posibilitatea de montare repozitoare (volume) de documente oriunde în structura arborescentă a discului mapat.
Exact aceeşi interfaţă pe care o are un utilizator în utilitarul de tip Explorer al S.O. se regăsește şi în browserul web, cu aceleaşi funcţionalităţi; orice operaţie (în funcţie de permisiuni) asupra unui fişier efectuată dintr-o interfaţă se reflecta automat în cealaltă interfaţă; administratorul SMD poate defini noi depozite virtuale de fişiere, accesul la ele, structura de dosare şi subdosare cu securitatea aferentă; toate aceste depozite sunt disponibile utilizatorilor în funcţie de drepturile de acces.
Complianța GDPR
Sistemul de management al documentelor ofera suport pentru operațiunile prevăzute în Regulamentul European privind Gestiunea Datelor cu Caracter Personal în ceea ce privește:
- Posibilitatea de informare: sistemul poate extrage din toate aplicațiile și toate bazele de date utilizate un raport cu toate înregistrările care conțin o dată cu caracter personal după care se caută
- Posibilitatea de auditare a procesării: sistemul afișeaza pentru o informație cu caracter personal după care se caută, toate înregistrările și toate operațiunile de procesare care s-au efectuat asupra lor; prin operațiuni de procesare se înțelege: consultare, vizualizare, afișare în ecran, export înregistrare (ex în Excel, Doc, XML), interogare din alte sisteme integrate, etc.
- Posibilitatea de eliminare auditată: pentru orice înregistrare care conține date cu caracter personal și care trebuie eliminată din sistem pe baza politicii de arhivare, se procedeaza la eliminarea ei fizică.
xviii) Semnarea electronică remote
Sistemul de gestiune documente permite semnarea electronică prin apel remote de serviciu către un furnizor de servicii de semnătură electronică. Fiecare utilizator va avea credentialele de semnare configurate (inrolat la provider) iar în momentul în care inițiază un proces de semnare a unui document, va primi prin telefon un cod de verificare ce valideaza solicitantul si lansează procesul background de semnare electronică. Astfel se elimina necesitatea ca utilizatorii sa detina certificate nominale pe dispozitive externe și se valorifca avantajul serviciului de semnare la distanță.
